Excelのプルダウンを連動させる方法が分からない、という方も多いのではないだろうか。
プルダウン機能を使いこなせるようになると、自動でデータを入力できるようになり、作業ミスを減らすことができる。
本記事では、Excelのプルダウンの連動とは何かについて詳しく解説する。実際のプルダウンの連動を行うやり方は図付きでまとめたので、ぜひ参考にしてほしい。
Excelのプルダウンとは？
Excelのプルダウンとは、セルをクリックすると、いくつかの選択肢を表示できる機能のことである。選択肢の中から1つをクリックすることで、その情報を自動入力できる。
たとえば、「りんご,レモン,バナナ」というリストをあらかじめ、『リスト』として登録しておく。するとセルをクリックしたときに「りんご,レモン,バナナ」の3つの選択肢が表示される。
いずれかをクリックすることで、その文字列を入力できる。
プルダウン機能を使えば、同じ文字列を何度も手動で入力する必要がなくなる。手動で同じ文字列を入力するのは手間がかかるし、タイピングミスをする可能性もある。プルダウンは作業効率化に貢献してくれる機能と言える。
Excelのプルダウンの基本的な使い方
Excelのプルダウンの基本的な使い方を解説する。プルダウンを使う流れは次のとおり。
- 表とリストを作成する
- プルダウンを作成する
各流れについて詳しく解説していく。
■1.表とリストを作成する
まず、表とリストを作成する必要がある。以下のように同じシート内に表とリストを作成しよう。ここでは、タスク名とそのタスクの着手状況を表示する表を作成する。「着手状況」の欄についてはこれからプルダウン機能で自動入力するため、空欄にしてある。
■2.プルダウンを作成する
続いて、プルダウンの作成を行う。
まずプルダウンを作成したいセルをドラッグアンドドロップで選択する。そして「データ」タブから「入力規則」をクリックする。
すると「データの入力規則」という画面が表示される。「条件の設定」の「許可」欄をリストに変更する。
「元の値」の右端のマークをクリックして、作成したリストを選択しよう。最後に「OK」をクリックする。
するとプルダウンを作成することができ、以下のように「完了」や「着手中」と自動入力が可能になった。これがプルダウンの基本的な作成方法である。
Excelのプルダウンの連動とは？
複数のプルダウンを作成し、それらを連動させることも可能である。1つのプルダウンによって情報を入力したら、2つ目のプルダウンがそれに合わせて選択肢を表示してくれる。
たとえば、1つ目のプルダウンから「東京」を選択したら、2つ目のプルダウンから「千代田区」や「品川区」などのリストが表示される、といった具合だ。1つ目のプルダウンから他の都道府県を選択した場合、2つ目はそれに合わせてその県の市町村を表示できる。
このように、プルダウンの連動機能を使えば更に作業効率を高めることができる。
Excelのプルダウンの連動を行う方法
それではExcelのプルダウンの連動を行う方法をみていこう。プルダウンの連動を行う手順は次のとおり。
- 表を作成する
- リスト一覧を作成する
- 1つ目のプルダウンを作成する
- 各リストに名前を付ける
- 2つ目のプルダウンを作成する
1つ1つの手順について詳しく解説していく。
■1.表を作成する
まず、入力項目が2つある表を作成する必要がある。ここでは「分類」と「名前」の2つの項目がある表を作成する。表の中身は空欄にしておく。
■2.リスト一覧を作成する
続いて、プルダウンを作成するためのリストを準備する。ここでは、「果物」と「野菜」の2つのリストを作成した。
■3.1つ目のプルダウンを作成する
続いて、1つ目のプルダウンを作成する。A2を選択した状態で「データ」から「入力規則」をクリックしよう。
「許可」を「リスト」に変更し、「元の値」に「果物,野菜」と入力する。「OK」をクリックすれば、1つ目のプルダウンが作成される。
■4.各リストに名前を付ける
2つ目のプルダウンを作成する準備として、各リストに名前をつける必要がある。
まず、「果物」の項目をドラッグアンドドロップで選択しよう。そして、左上の欄に「果物」と記入する。
「野菜」も同じように、ドラッグアンドドロップで選択した後に「野菜」と入力する。
■5.2つ目のプルダウンを作成する
続いて、2つ目のプルダウンを作成する。まずB2を選択した状態で、「データ」⇒「入力規則」をクリックする。
「許可」を「リスト」に変更し、「元の値」に「=INDIRECT(A2)」と入力する。
「OK」をクリックすると、2つ目のプルダウンが作成される。
試しに、A2のプルダウンから「果物」を選択してみよう。その後B2をクリックすると、「果物」のリストが表示される。
まとめ
本記事ではExcelでプルダウンの連動を行う方法について解説した。最後に、プルダウンの連動を行う手順についておさらいしよう。
- 表を作成する
- リスト一覧を作成する
- 1つ目のプルダウンを作成する
- プルダウンを作成するセルを選択
- 「データ」から「入力規則」をクリック
- 「許可」を「リスト」に変更し、「元の値」に「果物,野菜」と入力する
- 「OK」をクリック
- 各リストに名前を付ける
- 各項目を選択し、左上の欄に名前を記入
- 2つ目のプルダウンを作成する
- プルダウンを作成するセルを選択
- 「データ」から「入力規則」をクリック
- 「許可」を「リスト」に変更し、「元の値」に「=INDIRECT(A2)」と入力する
- 「OK」をクリック
プルダウン機能を使いこなせると、手動で文字入力を行わなくて良くなる。何度も同じ文字を入力しなければならないときに便利なので、連動のやり方も覚えておこう。
構成／編集部
